Navigate Up
Sign In

Politika dwar iż-Żamma tad-Data

SKOP

 
1.        Din il-Politika timmira li tirregola ż-żamma, manutenzjoni u dispożizzjoni ta’ dokumentazzjoni, kemm dik personali kif ukoll tipi oħra, fl-Uffiċċju tar-Regolatur, Programm ta’ Investitur Individwali (URpii) kif provdut fl-Att dwar iċ-Ċittadinanza Maltija, Kap 188 u skont il-prinċipji ta’ protezzjoni tad-data u proviżjonijiet oħra legali fil-Liġi Maltija.
 
 
SFOND
 
2.        Ir-Regolament Ġenerali dwar il-Protezzjoni tad-Data (RĠPD) jistabbilixxi l-prinċipju li data personali u data personali sensittiva m’għandhomx jinżammu għal perjodi itwal milli meħtieġ.  F’dan il-kuntest l-URpii qed jistabbilixxi politika ta’ żamma għal kull tip ta’ data u dokumentazzjoni li jiġbor u jipproċessa bl-iskop li jassigura li d-dispożizzjonijiet tar-Regolament jiġu esegwiti u sabiex jassigura wkoll li ebda riżorsi ma jintużaw fl-ipproċessar u arkivjar ta’ data li m’għadhiex rilevanti.
 
 
OĠĠETTIVI
 
3.        Din il-politika għandha l-għan li tilħaq dawn l-oġġettivi:
 
i)          Tirregola ż-żamma u d-dispożizzjoni tat-tipi varji ta’ dokumentazzjoni kemm jekk miżmumin f’formati manwali jew elettroniċi ġewwa l-URpii, filwaqt li tirrispetta l-prinċipju ta’ Protezzjoni ta’ Data illi data personali m’għandhiex tinżamm għal perjodu itwal minn dak meħtieġ;
ii)        Tiddisponi minn dokumentazzjoni li m’għadhiex meħtieġa u rilevanti u li qed tokkupa spazju li jista’ jintuża għal raġunijiet oħra;
iii)     tippromwovi d-diġitizzazzjoni ta’ dokumentazzjoni, safejn hu raġonevolment possibbli sabiex timminimizza l-użu ta’ dak l-ispazju meħtieġ għaż-żamma ta’ dokumentazzjoni, u wkoll sabiex tippromwovi l-użu sostenibbli tal-karta u ta’ apparat konsumabbli għall-istampar.
 
 
AMMINISTRAZZJONI
 
4.        Dokumentazzjoni hija miżmuma u rreġistrata separatament miż-żewġ Sezzjonijiet li jiffurmaw l-URpii, jiġifieri s-Sezzjoni tal-Amministrazzjoni u s-Sezzjoni ta' Monitoraġġ tal-PII. Din il-Politika għalhekk hija applikabbli għad-dokumentazzjoni kollha relatata. Ser tkun ir-responsabbiltà tas-Sezzjonijiet imsemmija hawn fuq u tal-Kontrollur tad-Data tal-URpii, is-Sur Carmel De Gabriele, sabiex jiżguraw li d-dispożizzjonijiet kollha ta' din il-Politika jiġu rrispettati.
 
 
DOKUMENTAZZJONI MIŻMUMA FL-URPII
 
5.        Bħala parti mir-rekwiżiti operattivi tagħha, l-URPii titlob, iżżomm  u tmantjeni firxa wiesgħa ta' dokumentazzjoni fosthom data personali. Id-diversi tipi ta' dokumentazzjoni utilizzati mil-URpii jistgħu jiġu kategorizzati kif ġej:
 
i)                     Data Personali tal-Uffiċjali li jiffurmaw parti mill-URpii;
ii)                   Rekords ta’ attendenza u assenza;
iii)                 Rekords relatati mad-Dixxiplina;
iv)                 Rekords finanzjarji inklużi rendikonti mgħoddija mal-paga jew mas-salarju,  kontribuzzjonijiet tat-taxxa u tas-sigurtà nazzjonali, dokumentazzjoni marbuta ma’ xiri, eċċ
v)                    Rekords mediċi;
vi)                 Rekords ta' ivvettjar ta’ Applikazzjoni tal-PII;
vii)               Ilmenti marbutin mal-PII;
viii)             Korrispondenza ġenerali (Manwali u / jew f’format Elettroniku).
 
Ta’ min wieħed jinnota li t-tneħħija ta’ dettalji ta’ identifikazzjoni fi kwalunkwe dokument, f’mod li jġibuh f’format anonimu, titqies bħala mħassra fiżikament għall-iskop tar-RĠPD u għalhekk tali dokument jista' jinżamm b'mod indefinit għal ipproċessar fil-futur.
 
 
SIGURTÀ TAD-DOKUMENTAZZJONI
 
6.        Dokumentazzjoni tinżamm f’post aċċessibli imma sigur b’aċċess adegwat għal uffiċjali li għandhom il-livell ta’ approvazzjoni meħtieġ sabiex jaċċessaw id-dokumentazzjoni rilevanti.  Fil-każ ta' dokumenti b'data personali sensittiva b'livelli ogħla ta' approvazzjoni għal aċċess, il-protokolli ta' kontroll ta' aċċess huma mħarsa b'mod sħiħ, sabiex jiġi żgurat li dawk biss li jkollhom l-approvazzjoni tas-sigurtà meħtieġa jkollhom aċċess għal tali dokumentazzjoni.
 
7.        Fil-każ ta' data personali, ir-RĠPD jistipula wkoll li dawk biss meħtieġa biex jipproċessaw data personali għandu jkollhom aċċess għar-rekords personali.
 
8.        Uffiċjali li jinstabu li jiksru dawn il-protokolli ta’ sigurtà, u għalhekk bi ksur tar-RĠPD, ikunu soġġetti għal azzjoni dixxiplinarja.
 
 
REKORDS MANWALI U/JEW ELETTRONIĊI
 
9.        F'termini ta' perjodi ta' żamma, irid jingħad illi l-istess perjodu ta' żamma japplika kemm għal data elettronika kif ukoll għal data manwali.
 
 
PERJODU TA' ŻAMMA
 
10.    Iż-żamma ta’ kategoriji differenti ta’ dokumenti hi rregolata minn ħtiġijiet, leġislazzjonijiet u/jew regolamenti differenti.
 
L-iskeda t’hawn taħt turi l-obbligi ta’ retenzjoni għall-kategoriji varji ta’ dokumentazzjoni fl-URpii:

Kategorija

Perjodu ta’ Żamma

 

 

Dokumentazzjoni dwar Riżorsi Umani

Skond il-Politika ta’ Żamma ta’ Dokumentazzjoni dwar ir-Riżorsi Umani

 

 

Dokumentazzjoni Finanzjarja

 

Rekords ta’ taxxa u Sigurta’ Nazzjonali

Ħames (5) snin

Rekords ta’ Xiri

Għaxar (10) snin

Rekords tal-Accounts

Għaxar (10) snin

Dikjarazzjonijiet Annwali Finanzjarji

Ħames (5) snin

 

 

Rekords u dokumentazzjonijiet oħra relatati mal-PII

 

Rapporti u rekords personali oħra relatati mal-ivvettjar ta’ Applikazzjonijiet tal-PII

Fi żmien ġimgħa mid-data ta’ meta l-kwistjonijiet relatati huma kjarifikati u/jew indirizzati b’mod sodisfaċenti (normalment ebda data personali ma tiġi rrekordjata waqt sessjonijiet ta’ vvettjar.  Pero, f’kasijiet eċċezzjonali – jiġifieri f’okkażjonijiet rari ħafna – tali dettalji ikollhom jiġu rrekordjati sabiex isiru l-verifiki meħtieġa dwar l-eliġibilita’ jew le tal-applikant ikkonċernat.)

Ilmenti u dokumenti simili li jinkludu korrispondenza li tikkonċerna l-każ

Fi żmien ħames snin mid-data tal-aħħar azzjoni meħuda jew mid-data tal-aħħar korrispondenza skambjata (liema minnhom hi l-iktar riċenti) fuq l-ilment in kwistjoni.  Din id-data ma tapplikax f’kas ta’ ilmenti pendenti li jibqgħu jinżammu sakemm deċiżjoni formali rilevanti tittieħed mir-Regolatur tal-PII.  Iżda wara li jgħaddu l-ħames snin imsemmija, kopja tal-konklużjonijiet u deċiżjonijiet meħuda mir-Regolatur (PII), nieqsa minn kulldata personali li tista’ twassal għall-identifikazzjoni ta’ min qed jagħmel l-ilment u/jew  ta’ terzi persuni li setgħu kienu nvoluti fil-kas, tinżamm għall-posterita’.

Korrispondenza Ġenerali

Fi żmien sentejn mid-data tal-aħħar azzjoni meħuda jew mid-data tal-aħħar korrispondenza skambjata (liema minnhom hi l-iktar riċenti) fuq is-suġġett in kwistjoni.

KONKLUŻJONI
 
 Din il-politika dwar iż-żamma ta’ dokumentazzjoni timmira li jintlaħaq bilanċ bejn iż-żamma ta’ informazzjoni utli u bis-sens (b’rispett lejn id-dispożizzjonijiet leġislattivi rilevanti) u d-dispożizzjoni ta’ data li m’għadx hemm il-ħtieġa tagħhom u li qed tinżamm għalxejn.  Data li trid tiġi distrutta wara d-dati stabbiliti jiġu disposti b’mod effiċjenti sabiex jiġi assigurat li tali informazzjoni ma’ tibqax iktar disponibbli fl-URpii.  Kontrolluri tal-Protezzjoni tad-Data, Kapijiet u Uffiċjali tal-Protezzjoni tad-Data huma mgħarrfa dwar il-perjodi ta’ żamma u ser joħorġu struzzjonijiet lill-Uffiċjali rilevanti sabiex isegwu l-proċeduri indikati.
 
 Ta’ min wieħed jinnota li data anonima jew li tikkonsisti fi statistika ma taqax fil-parametri ta’ din il-Politika ta’ Żamma peress li ma jitqiesux li fihom data personali.

INFORMAZZJONI DWAR KUNTATT:

 Indirizz tal-Kuntatt
Uffiċċju tar-Regolatur
Programm ta' Investitur Individwali
It-Tieni Sular, Binja Evans,
Triq il-Merkanti
Valletta​

Ikkuntattjana

 Telefon
+356 25689381​

 Imejl